Dlaczego zgodność z przepisami nie powinna cię spowalniać

W większości zespołów zajmujących się przetargami i ofertami panuje milczące założenie, że zgodność z przepisami to cena, jaką płacisz za szybkość.

• Jeśli chcesz działać szybko, idziesz na skróty.
• Jeśli chcesz zachować zgodność, zwalniasz.

Ten kompromis istnieje tylko dlatego, że większość systemów od początku nie została właściwie zaprojektowana.

Zgodność z przepisami nie spowalnia zespołów. Robią to ręczne procesy.

Gdy odpowiedzi są przechowywane w plikach Word, historia wersji kryje się w łańcuchach e-maili, a „zatwierdzone” odpowiedzi są kopiowane z miejsca, w którym ktoś użył ich ostatnio, zapewnianie zgodności zamienia się w pilnowanie porządku. Ktoś musi wszystko sprawdzić. Dwa razy. Czasem trzy.

To nie jest nadzór. To gaszenie pożarów.

Wbuduj zgodność w sam przepływ pracy

W firmie Answertree wbudowaliśmy zgodność w sam przepływ pracy.

• Każda odpowiedź jest osadzona w zatwierdzonych materiałach źródłowych.
• Każda zmiana jest śledzona.
• Każda wersja jest rejestrowana automatycznie.
• Nie potrzebujesz osobnego procesu audytu, ponieważ ścieżka audytu już istnieje.

To właśnie naprawdę oznacza identyfikowalność. Nie raport, który generujesz na końcu. Struktura, która istnieje od pierwszej wersji roboczej.

Gdy nadzór jest zautomatyzowany, zespoły działają szybciej

Zaskakujące jest to, co dzieje się potem. Gdy nadzór jest zautomatyzowany, zespoły działają szybciej.

• Nie szukają najnowszej wersji dokumentu z zasadami.
• Nie zastanawiają się, czy dany akapit został zatwierdzony w poprzednim kwartale.
• Nie porównują ręcznie klauzul w arkuszu kalkulacyjnym.

System już zna zatwierdzone treści. Już rozumie intencję pytania. Już rejestruje, co zostało użyte i skąd pochodzi. Zgodność przestaje być czymś, co „sprawdzasz”. Staje się czymś, co po prostu się dzieje.

Ta zmiana wpływa na zachowania.

• Zatwierdzanie staje się lżejsze.
• Przeglądy stają się bardziej trafne.
• Energia przenosi się z weryfikacji na ocenę.

I właśnie na to zespoły osiągające najlepsze wyniki chcą poświęcać swój czas.

Kontrolowana szybkość, a nie więcej kontroli

Sama technologia nie tworzy odpowiedzialności. Tworzy ją natomiast nadzór wbudowany w proces. Przydziel zadania właściwym osobom. Tam, gdzie to potrzebne, wprowadź obowiązkowe przeglądy. Rejestruj wszystko automatycznie. A potem nie przeszkadzaj.

Celem nie jest więcej kontroli. Celem jest kontrolowana szybkość.

Gdy zgodność jest częścią silnika, a nie dodatkiem doczepionym na końcu, nie działasz wolniej. Działasz pewnie.

A pewność się skaluje.