コンプライアンスがスピードを妨げてはならない理由

多くの入札・提案チームには、コンプライアンスはスピードの代償であるという暗黙の思い込みがあります。

• スピードを優先するなら、手を抜くしかありません。
• コンプライアンスを守るなら、スピードを落とすしかありません。

このトレードオフが存在するのは、そもそも多くのシステムが適切に設計されていないからにほかなりません。

コンプライアンスがチームを遅らせるのではありません。遅らせているのは手作業のプロセスです。

回答が Word ファイルに保存され、バージョン履歴がメールのやり取りの中に埋もれ、「承認済み」の回答が、誰かが最後に使った場所からコピーされている状況では、コンプライアンスは取り締まりの作業になってしまいます。誰かがすべてを確認しなければなりません。それも2回。ときには3回も。

それはガバナンスではありません。ただの火消しです。

コンプライアンスをワークフローそのものに組み込みましょう

Answertree では、コンプライアンスをワークフローそのものに組み込みました。

• すべての回答は、承認済みのソース資料にひも付けられています。
• すべての変更が追跡されます。
• すべてのバージョンが自動的に記録されます。
• 監査証跡がすでに存在するため、別途監査プロセスを設ける必要はありません。

これこそが、トレーサビリティの本当の意味です。最後に作成するレポートではありません。最初のドラフトの段階から存在し続ける仕組みです。

ガバナンスが自動化されると、チームはより速く動けるようになります

意外なのは、その先に起こることです。ガバナンスが自動化されると、チームはより速く動けるようになります。

• 最新のポリシー文書を探し回ることはなくなります。
• その段落が前四半期に承認されたものかどうか、悩むこともなくなります。
• スプレッドシートで条項を手作業で照合することもなくなります。

システムは、承認済みのコンテンツをすでに把握しています。質問の意図もすでに理解しています。何が使われ、その出所がどこなのかもすでに記録しています。コンプライアンスは「チェックする」ものではなくなります。ただ自然に実現されるものになるのです。

この変化が、行動を変えます。

• 承認は軽くなります。
• レビューは的確になります。
• 労力は、検証から判断へと移ります。

そしてそれこそ、高い成果を上げるチームが時間を使いたいところです。

必要なのは管理の強化ではなく、統制されたスピードです

テクノロジーだけでは説明責任は生まれません。しかし、プロセスにガバナンスを組み込めば、説明責任は生まれます。適切な担当者を割り当てましょう。必要な箇所では必須のレビューを徹底しましょう。すべてを自動で記録しましょう。あとはチームの邪魔をしないことです。

目指すのは管理の強化ではありません。統制されたスピードです。

コンプライアンスを最後に後付けするのではなく、エンジンの一部にすれば、スピードが落ちることはありません。確信を持って進めるようになります。

そして、その確信はスケールしていきます。